Het gebruik van data wordt steeds populairder. Haiko Brinkers is bij Canon manager van het Bidcenter Benelux en vertelt wat inschrijven op tenders op basis van data allemaal oplevert. ‘Het belangrijkste is dat we weten wat we doen en waarom we het doen. We nemen geen beslissingen op basis van onderbuikgevoel, maar gebruiken data als beslissingsondersteunende informatie.’
Begin klein
Data is al jaren onderdeel van de werkwijze van Canon. Haiko legt uit hoe dat ontstaan is: ‘Zoals gezegd wilden we onze keuzes met data kunnen onderbouwen. We zijn eerst intern gaan kijken welke data er was en wat zinvol zou zijn om te meten. Toen zijn we gaan meten hoeveel tijd we nodig hebben om een inschrijving te doen. We weten nu precies hoeveel uur het ons kost om in te schrijven op een opdracht. Dat helpt je als organisatie bijvoorbeeld om te besluiten of je wel of geen tijd investeert in een inschrijving.’
‘De start van onze data-registratie begon heel eenvoudig in een Excel-bestand. Je merkte toen dat nog niet iedereen zin had om alles te registreren, maar als je klein begint en mensen laat zien wat het oplevert ontstaat er een vliegwiel.’
Data als vast onderdeel van het bidproces
Zo klein als Canon begon is het al lang niet meer. Haiko: ‘We gaan een stuk professioneler om met onze data. Dat zie je in alles terug. Data is nu een vast onderdeel van onze processen. We hebben in elke stap van het bidproces vastgelegd hoe we iets meetbaar maken. Daarnaast houden we tegenwoordig meer data bij in ons CRM-systeem en creëren we analyses met Power BI, een hele mooie tool om data te visualiseren. Het is goed om te kijken wat het beste bij je organisatie past. Er zijn best veel tools en platformen van leveranciers die je hierbij kunnen ondersteunen.’
Haiko: ‘De mate van professionalisering is niet alleen terug te zien in hoe we data opslaan, maar ook in welke data we tegenwoordig allemaal verzamelen. We houden bijvoorbeeld bij hoe goed we op bepaalde thema’s scoren en wat er in onze markt en andere markten gebeurt. Verder analyseren we bijvoorbeeld welke strategie we op een bepaald moment hebben gekozen en of die strategie echt werkt. Doen we zelf niet mee aan een aanbesteding? Dan zoeken we later uit wie de aanbesteding gewonnen heeft. De resultaten van dit alles zijn onder andere dat onze winrate significant is toegenomen en dat we veel efficiënter werken.’
Niet meten om het meten
Voor ondernemingen die met data (willen) werken heeft Haiko wat tips. ‘Denk vooraf goed na over welke vraag je beantwoord wilt zien. Ga niet meten om het meten, maar stel jezelf de vraag hoe data jouw organisatie kan ondersteunen bij het maken van de juiste beslissingen. Veel bedrijven die meerdere aanbestedingen in een jaar doen, houden wel bij hoeveel ze daarvan winnen. Maar weten ze waarom ze winnen? Hier kan je achter komen door informatie op te halen, bij zowel je klant als je eigen organisatie.’
Evalueer de inschrijving
‘Je kan als onderneming veel relevante data verkrijgen door je inschrijving achteraf te evalueren met de aanbestedende dienst. Zelf hebben we bijvoorbeeld als doel om minimaal 80% van onze inschrijvingen te evalueren en meestal zitten we daar ruim boven. Het benutten van data en het evalueren van inschrijvingen heeft bijgedragen aan het succes van het team. Inmiddels zie ik ook dat andere afdelingen de waarde van onze data beginnen te zien en willen benutten. Zij hebben ons team door de jaren heen steeds efficiënter en beter zien worden.’
Aanbesteden in cijfers
Volg op tenderned.nl/analyse wat de belangrijkste aanbestedingstrends zijn, hoe de aanbestedingsmarkt er in een bepaalde sector uitziet en naar welke CPV-codes het meeste vraag is. U kunt hier ook onze openbare dataset downloaden, uw organisatie via de ‘benchmark aanbesteden’ vergelijken met soortgelijke organisaties en webinars terugkijken met praktische handvatten om zelf aan de slag te gaan met data.
