Henk Nap is inkoper bij de provincie Utrecht en één van de eerste gebruikers van de functionaliteit meerdere kluissluitingen in TenderNed. Henk: ‘Het werkt erg gebruiksvriendelijk en draagt bij aan duidelijkheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.’
Concurrentiegerichte dialoog om zaken scherp te stellen
Henk gebruikte meerdere kluissluitingen voor de aanbesteding beheer en onderhoud datanetwerk. Hij legt uit waarom hij besloot de functionaliteit te gebruiken. ‘Wij hadden te maken met een proces waarbinnen we niet precies wisten welk eindresultaat we wilden bereiken. Door de procedure concurrentiegerichte dialoog te kiezen, konden we tussen de eerste en definitieve offerte onderhandelen om zaken scherp te krijgen. Dat was in dit geval nodig omdat we van een aantal zaken niet precies wisten hoe ze zouden uitpakken als we die zonder overleg in de opdracht zouden zetten.’
3 kluissluitingen voldoende
De procedure kende in totaal 3 kluissluitingen en dat is niet zomaar. ‘3 kluissluitingen lijkt mij genoeg. Meer is natuurlijk mogelijk, maar dan ga je misschien te veel zaken uitonderhandelen en scherp stellen. De selectie- en offertefase leveren 2 kluissluitingen op, maar omdat wij een onderhandelingsronde hebben toegevoegd aan de offertefase kwamen we in deze aanbesteding op 3 kluissluitingen. We hebben vooraf wel overwogen om nog 1 extra kluissluiting te doen, maar door de extra tijd die het kost denken we niet dat het de opdracht ten goede komt. We hadden liever een langere inwerktijd voor de opdrachtnemer dan een langere onderhandelingstijd.’
Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk
Henk is positief over de manier waarop TenderNed meerdere kluissluitingen heeft ingericht. ‘Het is erg gebruiksvriendelijk; lekker simpel en plat. Wat mij betreft is het 100x overzichtelijker dan bij andere aanbestedingssystemen. Ik moest wel zoeken waar de functionaliteit verstopt zit, maar het zit verder logisch in elkaar. Je bent in TenderNed soms wel minder flexibel als je een ingewikkelde procedure hebt. Voor standaard procedures werkt het makkelijk en voor andere procedures red je je wel met een workaround.’
‘Maar dat is niet alles. Ook het feit dat je gewoon de kluis hebt met een heel duidelijk onderscheid tussen kwalitatieve en financiële documenten is fijn. Daardoor kun je goed aan een inschrijver aantonen dat je die zaken onafhankelijk van elkaar beoordeelt. En het tijdstempel dat aan de opening van de kluis zit werkt perfect. In TenderNed kunnen medewerkers van een aanbestedende dienst de kluis niet alleen openen. Er is altijd een back-up nodig die aantoont dat je het samen hebt gedaan.’
Juridische borging
Henk beveelt inkopers aan de functionaliteit meerdere kluissluitingen in te zetten als de aanbesteding zich daar voor leent. ‘Op het moment dat je een procedure hebt die uit meerdere stappen bestaat dan werkt dit feilloos. Alles is exact vastgelegd zodat iedereen kan controleren of alles volgens de regels is gegaan. Die juridische borging en de transparantie die meerdere kluissluitingen in TenderNed biedt, maken dat je voldoet aan de basisregels van het aanbesteden.’
