Kennis verhoogt de kwaliteit van het aanbesteden. En van heldere opdrachten en goede inschrijvingen wordt heel Nederland beter. Daarom lichten we elke 2 maanden een aanbestedingsprocedure uit. In deze editie staat de niet-openbare procedure centraal.
De procedure in het kort
De niet-openbare procedure is een aanbestedingsprocedure die uit 2 fasen bestaat: de aanmeldfase en de inschrijffase. De aanbestedende dienst maakt de opdracht bekend op het aankondigingenplatform van TenderNed. Dit is de start van de aanbesteding.
In de aanmeldfase kunnen in de opdracht geïnteresseerde ondernemingen zich als gegadigde aanmelden. Op basis van vooraf kenbaar gemaakte geschiktheidseisen en selectiecriteria selecteert de aanbestedende dienst het maximaal aantal vooraf bepaalde gegadigden. Deze ondernemingen gaan door naar de inschrijffase. De onderneming met de beste inschrijving mag de opdracht uitvoeren.
Bij het plaatsen van een opdracht in een markt met een groot aantal partijen kan de aanbestedende dienst het best een niet-openbare procedure toepassen.
Europees of nationaal
Is de geraamde waarde van de opdracht evenveel of meer dan het drempelbedrag? Dan is er sprake van een Europese aanbesteding. De publicatie verschijnt dan niet alleen op TenderNed, maar ook op het Europese platform Tenders Electronic Daily (TED).
Niet-openbare procedure voor aanbestedende diensten
Bent u inkoper? Dan kiest u in de basiskenmerken voor een nationale of Europese opdracht en daarna selecteert u bij onder Procedures de niet-openbare procedure. Op het dashboard kunt u ervoor kiezen om eerst een vooraankondiging te publiceren, maar dit is niet verplicht. Na de aankondiging kan iedere ondernemer die op TenderNed geregistreerd is de aanbesteding toevoegen aan Mijn aanbestedingen.
Aanmeldfase
Is de deadline voor aanmelden verstreken? Dan opent u de aanmeldkluis en beoordeelt u de aanmeldingen. Vervolgens stelt u de deelnemende ondernemingen op de hoogte van uw beoordeling en nodigt u de gegadigde ondernemingen uit voor de inschrijffase.
Inschrijffase
Na het verlopen van de deadline voor inschrijven opent u de kluis en beoordeelt u de inschrijvingen. Daarna kunt u de gunningsbeslissing versturen of een nieuwe inschrijfronde starten. TenderNed ondersteunt meerdere kluissluitingen in de inschrijffase.
Voordelen niet-openbare procedure
- Concurrentiedruk op gegadigden
- De hele markt kan zich aanmelden
- Het aantal inschrijvers kan worden beperkt, waardoor de administratieve last relatief laag is
Nadelen openbare procedure
- Strak beschreven procedure, weinig vrijheid bij het inrichten van de procedure
- Lange procedure met voorgeschreven minimumtermijnen, langer dan de openbare procedure
- Vrij hoge procedurekosten
- Onderhandelen is niet toegestaan
- Eigen ervaringen met leverancier spelen geen rol
Niet-openbare procedure voor ondernemingen
Bent u een ondernemer? U vindt de aankondiging van een opdracht terug op het aankondigingenplatform. Heeft u een TenderNed-account, dan heeft u de optie om de aanbesteding toe te voegen aan Mijn aanbestedingen. Als u dat doet, heeft u toegang tot het dashboard van de aanbesteding. U ziet dan 6 taken.
Naast de organisatiegegevens beantwoordt u de criteria en heeft u de mogelijkheid om overige documenten toe te voegen. Als de aanbestedende dienst een UEA heeft aangemaakt met de wizard in TenderNed, ziet u een extra de taak ‘Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in’.
Aanmelden
U verstuurt uw aanmelding zodra u alle vereiste informatie verzamelt heeft in TenderNed. Nadat het uiterste aanmeldmoment is verstreken, opent de aanbestedende dienst de kluis en bekijkt welke ondernemingen aan de eisen voldoen en mogen inschrijven. U krijgt hierover bericht. Als u wordt uitgenodigd, dan kunt u zich ook daadwerkelijk inschrijven op de aanbesteding.
Inschrijven
Omdat u zich eerder heeft aangemeld voor deze opdracht, bestaat het dashboard al. Daar vindt u ook de informatie die u heeft gegeven in de aanmeldfase. U verstuurt uw inschrijving zodra u alle vereiste informatie verzamelt heeft in TenderNed.
Voordelen openbare procedure
- Iedereen kan in de aanmeldfase meedingen voor de opdracht
- Beperkte concurrentie in de inschrijffase
- Lagere procedurekosten dan de bij de openbare procedure
- Objectief, transparant en niet-discriminerend
Nadelen openbare procedure
- Langer doorlooptijd dan de openbare procedure
- Onderhandelen is niet toegestaan
