Via TenderNed kunt u een niet-openbare procedure uitvoeren, oftewel een procedure met een aanmeld- en een inschrijffase. In de aanmeldfase kan iedere geïnteresseerde ondernemer zich aanmelden als gegadigde. U beoordeelt de aanmeldingen, selecteert een vooraf vastgesteld aantal gegadigden en nodigt hen uit voor de inschrijffase.
De niet-openbare procedure bevat minimaal 2 kluizen: 1 voor de aanmeldfase en 1 voor de inschrijffase. U kunt meerdere inschrijfrondes met kluizen aanmaken tijdens de inschrijffase.
STAP 1 Maak een aanbesteding aan
U start door een aanbesteding aan te maken. Volg de stappen in de wizard en vul daarna de aanbesteding verder aan via het dashboard.
- Klik op Mijn Aanbestedingen en daarna op Aanbesteding aanmaken.
- Volg de 4 stappen, selecteer bij stap 2 een niet-openbare procedure (niet-openbare procedure, mededingingsprocedure met onderhandeling, concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap).
Onder Eisen en Selectiecriteria voegt u de selectiecriteria toe. Onder Instellingen geeft u aan of hoeveel ondernemingen u maximaal toelaat tot de inschrijffase.
STAP 2 Afronden aanmeldfase en uitnodiging tot inschrijving versturen
Na het openen van de aanmeldkluis, beoordeelt u de ondernemers.
- Met de taak Resultaat van beoordeling versturen stelt u de ondernemers op de hoogte van de beoordeling.
- Voer de taak Uitnodiging tot inschrijving versturen uit om de gegadigde ondernemers uit te nodigen voor de inschrijffase.
Geen wijzigingen mogelijk tussen afronden aanmeldfase en uitnodiging tot inschrijven
Na het afronden van de aanmeldfase is het niet direct mogelijk om wijzigingen kenbaar te maken aan de deelnemers. U kunt nog wel documenten uploaden, maar dit niet meteen communiceren via een taak of notificatie in TenderNed. De aanbesteding gaat ‘van het slot’ na het versturen van de uitnodiging tot inschrijving.
Uitnodiging ondernemingen wijzigen
U kunt ondernemingen toevoegen of verwijderen uit uw selectie tot de sluiting van de inschrijfkluis. Het dashboard van de onderneming wordt na verwijdering niet meer geactualiseerd. Een eventueel ingediende offerte wordt automatisch uit de kluis verwijderd.
STAP 3 Wijzigingen tijdens de inschrijffase
Na het selecteren van de ondernemingen, kunt u nog wijzigingen aanbrengen.
- Ga naar het dashboard van de aanbesteding.
- Wijzig de aanbesteding.
- Voer vervolgens de taak Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen uit.
- Voegt u nieuwe documenten toe? Tijdens de inschrijffase heeft u de optie om nieuwe documenten openbaar kenbaar te maken of alleen aan de geselecteerde ondernemingen.
- TenderNed genereert een overzicht van de wijzigingen.
STAP 4 Optioneel: Starten nieuwe dialoog- of inschrijfronde
TenderNed biedt de mogelijkheid om meerdere inschrijfrondes te houden.
- Voer de taak Nieuwe dialoog / inschrijf ronde starten uit.
- Geef in de wizard aan welke ondernemers u voor deze ronde wilt uitnodigen. U kunt de selectie van gegadigden alleen verkleinen.
- Geef in de wizard de nieuwe termijnen op die gelden voor deze inschrijfronde.
- De nieuwe dialoog- of inschrijfronde start na het doorlopen van de wizard.
Taken van de nieuwe ronde
De taken die horen bij de nieuwe dialoog- of inschrijfronde staan geclusterd in de taken onder Inschrijfronde. Onder Termijnen staat de planning van de nieuwe dialoog- of inschrijfronde vermeld en ook de termijnen van de eerdere ronde(s) zijn hier in te zien. Bij Ingeschreven vindt u de offertes die ingediend zijn per inschrijfronde
Doorloop het inschrijfproces
Vervolgens doorloopt u opnieuw het inschrijfproces. Na afloop van de dialoog- of inschrijfronde kunt u de gunning publiceren of een nieuwe ronde starten. U kunt zo vaak een nieuwe ronde starten als nodig is.
STAP 5 Beoordelen en gunnen van de opdracht
Hoe u na de inschrijffase de opdracht beoordeelt en gunt leest u op de pagina Inschrijvingen voor uw aanbesteding bekijken en beoordelen.
