Tips voor aanbesteden via TenderNed

Ook bij ziekte of vakantie van een collega wilt u dat uw aanbesteding gewoon doorgaat. Daarom adviseren wij om minimaal twee mensen de autorisatierol Lokaal beheerder te geven. Meer kan ook. Bekijk wat werkt in uw geval. Hoe groot is uw organisatie en hoe vaak heeft u aanbestedingen in TenderNed?

De naam van uw aanbesteding is het meest prominente onderdeel van uw aankondiging in de zoekresultaten van een onderneming. Zorg daarom dat deze begrijpelijk en uitnodigend is voor potentiële inschrijvers. Wij adviseren u in ieder geval het onderwerp van de opdracht op te nemen in de naam. De volgende zaken kunt u daarom beter niet opnemen in de naam van uw aanbesteding:

• Dat het om een Europese aanbesteding gaat. TenderNed geeft dit al aan.
• Welke type procedure u volgt. Dit staat al op het aankondigingenplatform van TenderNed.
• Welke type opdracht het betreft: Werken, Diensten of Leveringen. Dit staat al op het aankondigingenplatform van TenderNed. 
• De naam van uw aanbestedende dienst. Die wordt namelijk al weergegeven achter de naam van de aanbesteding.
• Afkortingen. Voor uw eigen organisatie wellicht bekend, maar voor inschrijvers roepen ze vaak onduidelijkheid op. 
• Interne referentienummers.

Ondernemers kunnen uit de korte opdrachtomschrijving niet altijd opmaken of een aanbesteding interessant is voor hen. Dat komt dan met name doordat een omschrijving niet concreet genoeg is. Waar gaat dit over? Wat wil de opdrachtgever?

Er staat bijvoorbeeld Inhuur personeel. Maar Inhuur personeel is erg breed. Zoekt de aanbestedende dienst een generiek aanbod van personeel of juist gespecialiseerde mensen? En in dat laatste geval, voor welk domein of organisatieonderdeel? Als de informatie in de korte omschrijving niet voldoende concreet en helder is, dan moeten ondernemers vaak inloggen en zoeken in documenten om de vraag alsnog scherp te krijgen. Met een goede korte opdrachtomschrijving bespaart u ondernemers tijd en helpt u hen beter beoordelen of uw opdracht interessant is voor hen.

Dit is een tip van Fija Mulder, Aanbestedingscoaching

Om uw aanbesteding beter vindbaar te maken, heeft u de mogelijkheid om bij ‘Uitgebreide kenmerken’ aanvullende trefwoorden op te nemen. Een ondernemer kan bij het zoeken naar opdrachten één of meerdere zoekwoorden invullen. Deze zoekwoorden worden vergeleken met de inhoud van de publicatie, zoals de titel, korte omschrijving en trefwoorden. Zorg dat de trefwoorden die u kiest aanvullend zijn en niet identiek aan de titel en korte omschrijving.

Publiceert u een voorbehouden opdracht? Gebruik dan (een van) de volgende termen in de korte omschrijving van de opdracht: voorbehouden opdracht, 2.82, of sociale werkplaats. Dit geldt zowel voor aanbestedingen die u publiceert via TenderNed als via een ander aanbestedingsplatform. Geïnteresseerde sociale werkvoorzieningen en sociale ondernemingen kunnen de opdracht dan eenvoudiger vinden. Dit is aanvullend op de optie om onder de procedure aan te geven dat het een voorbehouden opdracht betreft.

Het komt regelmatig voor dat TED een publicatie afwijst omdat deze niet ‘taaluniform’ is. U moet dan een correctie uitvoeren, wat bijna altijd vertraging oplevert. Voorkom dit door één taal te gebruiken, dus ook in de korte omschrijving, nadere inlichtingen en eisen. TED controleert de aanbestedingsdocumenten niet. Hier kunt u eventuele toelichtingen wel in een andere taal opnemen.

Kiest u voor digitaal aanbesteden via TenderNed, geef dan in de aanbestedingsstukken duidelijk aan wat dit betekent. Geef bijvoorbeeld aan:

• dat eHerkenning nodig is om als onderneming te kunnen registreren en inloggen op TenderNed. Door hier in de (voor)aankondiging of berichtgeving op te wijzen, kunnen ondernemingen zich voorbereiden en tijdig een eHerkenningsmiddel aanschaffen.
• dat inschrijvers hun bedrijfsgegevens, bewijsstukken en offertes via TenderNed indienen en wat u daarbij van hen verwacht.

Meer informatie

Het stappenplan Digitaal inschrijven helpt inschrijvers op weg en verwijst naar relevantie informatie.

Nederlandse ondernemingen moeten zich met eHerkenning registreren op TenderNed om in te kunnen schrijven op een aanbesteding . Omdat eHerkenning niet beschikbaar is voor buitenlandse ondernemingen (zonder KvK-nummer), kunnen zij zich zonder eHerkenning registreren in TenderNed. Omdat TenderNed niet beschikbaar is in het Engels is er een stappenplan Six steps to bidding for public procurement contracts online beschikbaar. Hiernaar kunt u verwijzen in uw aanbestedingsdocumenten. Deze instructie legt uit hoe een buitenlandse onderneming zich kan registreren op TenderNed en kan inschrijven op een aanbesteding.

Ondernemingen hebben in TenderNed niet de mogelijkheid om twee afzonderlijke inschrijvingen in te dienen. Als u als aanbestedende dienst varianten toestaat, geef dan in de aanbestedingsdocumenten duidelijk aan hoe zij dit doen:

• De onderneming stuurt naast de reguliere inschrijving de variant als bijlage mee bij haar reguliere inschrijving.
• Hiervoor koppelt de onderneming de bijlage aan het tabblad ‘Overige documenten’. In de naamgeving en inhoud van de bijlage maakt ze tekstueel duidelijk, dat het een variant betreft.

Zo voorkomt u onduidelijkheden hierover.

In het UEA staan diverse vragen die ondernemers moeten beantwoorden. U hoeft die vragen dan niet nogmaals te stellen op het platform. Dat is dubbel werk voor de ondernemer en het geeft meer kans op fouten. Daar hebben niet alleen inschrijvers last van, maar u ook. Zonde van ieders tijd en moeite.

Dit is een tip van Octavia Siertsema, Aanbestedingsspecialist

Maakt u regelmatig vergelijkbare aanbestedingen aan? Dan biedt TenderNed de mogelijkheid aanbestedingen in voorbereiding aanmaken en deze vervolgens als sjabloon te kopiëren. Met zo’n sjabloon kunt u sneller nieuwe aanbestedingen aanmaken.

U past een sjabloon toe door eerst een aanbesteding aan te maken met de gewenste kenmerken. Om deze aanbesteding vaker te kunnen gebruiken, dient u hem in voorbereiding te laten staan. In het dashboard van de aanbesteding vindt u de knop 'Deze aanbesteding kopiëren'.

U kunt natuurlijk ook een al aangekondigde aanbesteding als uitgangspunt nemen voor een nieuwe aanbesteding.

Pdf-documenten die u publiceert op een website moeten toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Dat is tegenwoordig een wettelijke verplichting. Dit geldt ook voor documenten die u openbaar publiceert op het TenderNed aankondigingenplatform.

Vanuit DigiToegankelijk adviseren wij organisaties om helemaal geen pdf’s meer online te zetten. Maar als het echt niet anders kan, dan zijn er manieren om ze toegankelijk te publiceren. Doe dat wel meteen vanaf het begin, want achteraf repareren is bijna niet te doen.

Dit is een tip van Kristian Mul, Productmanager Digitoegankelijk en Samenwerkende Catalogi bij Logius

Als u voor de uitwerking van de gunningscriteria, ondernemers een maximaal aantal pagina’s oplegt, dan heeft u weinig controle over de hoeveelheid tekst. Geeft u een maximum aantal woorden op, dan heeft u dat wel. Door het aantal woorden voor te schrijven, kunt u sturen op een kort en bondig verhaal.

Het is daarnaast eerlijker omdat het aantal woorden een absoluut gegeven is. Ook geeft u hiermee ondernemers de vrijheid om de tekst in hun eigen lay-out op te maken, met ruimte voor opsommingen en afbeeldingen. Dit maakt het voor uw beoordelingscommissie overzichtelijker en beter leesbaar. Win-win voor beide partijen.

Dit is een tip van Fija Mulder, Aanbestedingscoaching

Het is verstandig de kluis van uw aanbesteding te laten sluiten op een moment dat u en de Servicedesk van TenderNed bereikbaar zijn om vragen te beantwoorden. De Servicedesk is bereikbaar op werkdagen van 08.30 tot 17.00 uur.

Een voorbeeld: de kluis sluit zaterdagavond 20:00 uur. Een onderneming wil inschrijven, maar ontdekt op zaterdag 10:00 uur dat het niet lukt om de stukken in te dienen. Zij kan dan niet met onze Servicedesk bellen voor extra ondersteuning en kan u niet bereiken om u van het probleem op de hoogte te stellen. De onderneming mist hierdoor mogelijk haar kans om mee te doen met de aanbesteding en u mist een potentieel goede inschrijving.

Meer informatie: Bereikbaarheid TenderNed Servicedesk tijdens feestdagen

Opdrachtgevers lijken ten onrechte soms huiverig om überhaupt wijzigingen door te voeren. Wellicht begrijpelijk, want wijzigingen tijdens de procedure hebben voor iedereen gevolgen. Maar neem iedere vraag serieus, en beantwoord hem zorgvuldig. Ga bijvoorbeeld na of de eis of de aanpassing niet strijdig is met de regelgeving. Voor u het weet komen er nog meer vragen, of moet u het later in het proces weer herroepen. Terwijl de sluitingstermijn nadert en ondernemers nog steeds moeten gissen wat uw bedoeling is.

Dit is een tip van Marco Westhuis, Adviseur contracteren en aanbesteden bij Witteveen+Bos

Inkopers maken steeds vaker gebruik van marktconsultaties om een goede aanbesteding in de markt te kunnen zetten. Aanbieders geven in een marktconsultatie aan wat er mogelijk is, en kunnen dit aangrijpen om hun ideeën en oplossingen voor het voetlicht te brengen. Toch zie ik ondernemers die weigeren om er nog langer aan mee te werken. Het vergt namelijk veel tijd, terwijl er vaak vragen worden gesteld die de aanbestedende dienst relatief makkelijk zelf had kunnen beantwoorden.

Wilt u draagvlak behouden voor het marktconsultatie-instrument, vraag dan niet naar de bekende weg en stel alleen vragen over nieuwe ontwikkelingen en andere zaken die u niet zelf kunt beantwoorden. Bekijk bijvoorbeeld eerst documenten van soortgelijke aanbestedingen, gebruik de CPV-code om deze te vinden, en bel uw collega inkopers om naar hun ervaringen te vragen. Geef daarnaast de aanbieders ook de mogelijkheid om hun antwoorden face-to-face toe te lichten.

Dit is een tip van Roelf Houwing, Senior Bid Manager, Smart Tender

Marktconsultatie is belangrijk voor elk soort aanbesteding, het levert u namelijk nieuwe inzichten en informatie op. Dit soort informatie kan van toegevoegde waarde zijn voor uw project in voorbereiding. Het levert u daarnaast directe communicatie op met potentiële marktpartijen. Op deze manier kunt u leren hoe partijen in de wedstrijd zitten en wat verder nodig is om hen te laten inschrijven.

Het is van belang om elkaar zoveel mogelijk (online) te zien, te horen spreken en elkaars verwachtingen en mogelijkheden goed te managen. Dit hoeft overigens niet om een uitgebreid proces te gaan. U kunt ook informatie delen en ophalen tijdens een informatiebijeenkomst voorafgaand aan publicatie van de aanbesteding.

TenderNed beschikt over een schat aan data. Openbare data, maar ook informatie die alleen voor uw organisatie toegankelijk is. U heeft meerdere mogelijkheden om informatie te exporteren, vervolgens kunt u de data gebruiken, bijvoorbeeld voor rapportages, analyses of archivering. Een overzicht van de verschillende exportmogelijkheden in TenderNed waar aanbestedende diensten gebruik van kunnen maken:

• Dashboard rapportages
• Rapportage aanbesteding
• Exporteren aanbesteding
• Automatisch exporteren in bulk
• Exporteren in bulk
• Overzichten uitdraaien
• Openbare aanbestedingsdata via API
• Openbare datasets
• Actief aanbieden van exportbestanden

Meer weten? Uitgebreide uitleg leest u in het nieuwsbericht: Zo exporteert u data uit TenderNed.